Chắc hẳn bạn đã không còn quá xa lạ với bộ phần mềm Microsoft phục vụ những tác vụ văn phòng. Đặc biệt là việc quản lý dữ liệu với Microsoft Access. Trong bài viết này, bạn hãy cùng Tuổi trẻ và Sắc đẹp tìm hiểu Access là gì và cách sử dụng cho người mới nhé !
1. Microsoft Access là gì?
Access là phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu hay còn được gọi bằng một cái tên khác là hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (relational database management system – RDBMS). Phần mềm có khả năng quản lý, chỉnh sửa và truy xuất dữ liệu dưới dạng bảng.
 |
| Access là phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu |
Không giống như các hệ quản trị khác, Microsoft Access đặc biệt ở chỗ, phần mềm này sở hữu giao diện đồ họa người dùng (graphical user interface) giúp bạn sử dụng dễ dàng hơn mà không cần phải biết quá nhiều về kỹ thuật.
Access hiện đang rất phổ biến đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm này sẽ giúp bạn phát triển hệ thống dữ liệu thông tin khoa học để dễ dàng quản lý. Một số ứng dụng phổ biến của Access có thể kể đến như: thông tin hàng hóa, quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng, quản lý thông tin đơn hàng, chi tiết giao dịch,…
2. Microsoft Access dùng để làm gì?
Với Microsoft Access, bạn có thể tự mình phát triển một hệ thống quản lý thông tin dành cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm này còn có thể giúp bạn quản trị dữ liệu cho một bộ phận của doanh nghiệp lớn như quản lý đơn hàng, trạng thái bán hàng, thông tin của sản phẩm, thông tin đặt hàng,…
 |
| Access giúp bạn quản trị dữ liệu cho một bộ phận của doanh nghiệp |
Bên cạnh đó, Access còn hỗ trợ phát triển giao diện người dùng cơ bản nhằm nhập liệu, lưu dữ liệu vào bảng và truy xuất một cách dễ dàng hơn. Đối với những bạn học chuyên ngành liên quan đến tài chính, kế toán thì chắc chắn không thể bỏ qua phần mềm này. Dưới đây, bạn hãy cùng tìm hiểu những lợi ích thiết thực của Access là gì nhé:
Là công cụ quản lý dữ liệu hiệu quả, mọi đối tượng của đa số các ngành nghề đều có thể sử dụng
Xử lý hiệu quả những dữ liệu có mối liên quan mật thiết với nhau
Tạo ra cơ sở dữ liệu một cách dễ dàng kể cả bạn không rành IT, phù hợp với những bạn bắt đầu học cơ sở dữ liệu, kiến trúc dữ liệu, quản trị cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ SQL,…
3. Các tính năng chính của phần mềm Microsoft Access
Với khả năng lưu trữ, xóa, chỉnh sửa và truy xuất dữ liệu, Microsoft Access có đầy đủ các tính năng giúp bạn làm việc trên các bảng và tương tác dữ liệu giữa các bảng với nhau. Cụ thể, những tính năng Access cung cấp cho bạn bao gồm:
Thiết lập bảng dữ liệu
Nhập dữ liệu từ những định dạng như Database, Web Content, Excel…
Tạo liên kết giữa các bảng
Truy xuất thông tin từ một hoặc nhiều bảng bằng các liên kết
Xuất dữ liệu thành file CSV, Excel, Access, PDF,…
Tự động hóa quy trình với VBA
Thiết kế, tạo báo cáo
Tính toán, tổng hợp dữ liệu
4. Đối tượng của Microsoft Access gồm những gì?
Trong Access có 4 loại đối tượng bạn cần lưu ý. Hiểu rõ được cách sử dụng của 4 đối tượng này sẽ giúp bạn quản lý dữ liệu một cách hiệu quả hơn. Dưới đây, bạn cũng cùng tham khảo những đối tượng trong Access là gì nhé!
 |
| Trong Access sẽ có 4 đối tượng chính |
4.1. Bảng (Table)
Bảng cho phép lưu trữ các dữ liệu. Một bảng sẽ có nhiều cột (column) hay còn được gọi là các trường (field). Các cột sẽ có nhiều kiểu dữ liệu khác nhau tùy vào mục đích sử dụng dữ liệu của bạn. Bạn cũng có thể tùy ý điều chỉnh kiểu dữ liệu.
4.2. Truy vấn (Query)
Truy vấn giúp bạn tìm kiếm, sắp xếp, truy xuất dữ liệu dựa vào những điều kiện mà bạn muốn dữ liệu hiển thị như thế nào. Bạn có thể kết hợp truy xuất dữ liệu từ nhiều bảng khác nhau dựa vào liên kết giữa chúng.
4.3. Biểu mẫu (Form)
Biểu mẫu cho phép bạn thiết kế mẫu sử dụng cho việc nhập và hiển thị thông tin hoặc dùng để điều khiển ứng dụng. Bạn có thể tự động hóa quy trình làm việc với dữ liệu dựa vào lập trình VBA và gán những tác vụ đó cho biểu mẫu.
4.4. Báo cáo (Report)
Báo cáo được dùng để trình bày đối tượng bằng cách tính toán, định dạng, tổng hợp từ những dữ liệu có sẵn. Từ đó giúp cho việc đọc cơ sở dữ liệu trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể tạo các báo cáo từ bất kỳ biểu mẫu, bảng hoặc truy vấn nào.
5. Phân biệt giữa Microsoft Access và Microsoft Excel
Microsoft Excel được dùng để hiển thị dữ liệu theo các hàng và các cột. Các loại dữ liệu bạn nhập vào thường sẽ được lưu trữ trong các ô. Thậm chí, bạn cũng có thể thêm các biểu đồ để biểu thị dữ liệu một cách trực quan hơn. Tài liệu Excel được gọi là workbook và mỗi workbook sẽ có ít nhất một worksheet trong đó.
Microsoft Access là một chương trình xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, sử dụng một ID duy nhất. Các danh sách dữ liệu có thể được chỉnh sửa để lưu trữ thông tin của một lượng lớn các mục, Điều này tức là bạn có thể sử dụng Access để lưu trữ.
Access được làm ra để nhiều người dùng có thể làm việc trong cùng các file Database. Phần mềm này cũng có các mục đề phòng an toàn khác nhau giúp bảo vệ dữ liệu, ví dụ như Record Level Locking. File cơ sở dữ liệu trong Access sẽ được lưu trong các bảng có phần mở rộng “.mdb”. Để hiểu hơn sự khác nhau giữa Excel và Access là gì, bạn tham khảo bảng sau:
 |
| Bảng so sánh Access và Excel |
6. Cách sử dụng Microsoft Access đơn giản
Khi đã hiểu phần mềm Access là gì mà những lợi ích mà nó mang lại cho người dùng. Chắc hẳn bạn sẽ tò mò các dùng và làm việc trên phần mềm. Dưới đây, chúng ta hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng Access cơ bản cho người mới nhé!
6.1. Tạo dựng cơ sở dữ liệu mới
Bước 1: Truy cập mục File trên thanh công cụ của Access và chọn New, bạn có thể mở một cơ sở dữ liệu trống hoặc chọn các mẫu có sẵn
Bước 2: Đặt tên cho File tương ứng với nội dung có trong dữ liệu, điều này sẽ giúp bạn phân biệt và quản lý các dữ liệu khác nhau
 |
| Các bước tạo sơ sở dữ liệu |
6.2. Nhập dữ liệu
Bước 1: Xác định cấu trúc dữ liệu bằng cách xác định kiểu thông tin dữ liệu bạn muốn nhập và tìm một định dạng cơ sở dữ liệu sao cho hợp lý. Có các loại định dạng dữ liệu bạn có thể sử dụng như: kiểu truy vấn, kiểu biểu mẫu, kiểu bảng, báo cáo.
Bước 2: Bạn tạo bảng đầu tiên bằng cách nhập dữ liệu vào từng dạng riêng biệt. Theo đó, bạn có thể nhập thủ công hoặc sử dụng cách sao chép, dán nội dung. Các dữ liệu đó được điền thành từng cột riêng biệt, mỗi một hồ sơ sẽ là một hàng riêng biệt.
Bước 3: Nhập những dữ liệu khác, phần mềm Microsoft Access sẽ giúp bạn chia sẻ và lấy thông tin từ một nguồn tài liệu khác. Bạn chỉ chọn Tab External Data, sau đó chọn tập tin mình muốn nhập. Tiếp đến chọn chuyển tới vị trí chứa dữ liệu và xác định vị trí lưu mới.
 |
| Các bước nhập dữ liệu |
6.3. Thiết lập các liên kết giữa từng bảng
Bước 1: Bạn cần phải hiểu được cách hoạt động của các khóa trong bảng. Mặc định Access sẽ tạo cột ID để tăng số lượng từng mục, đây sẽ được gọi là khóa chính. Bên cạnh đó, bảng cũng sẽ có những khóa ngoài. Các khóa này có thể giúp bảng liên kết với nhau trong cơ sở dữ liệu. Trong đó, các liên kết chứa những dữ liệu giống nhau.
Bước 2: Bạn nhấn chọn Tab sau đó chọn tiếp Database Tools và nhấp vào ô Relationship.
Bước 3: Để tạo liên kết giữa các bảng, bạn nhấn giữ chuột từ bảng này sang bảng khác. Tiếp đó, bạn chọn mục Enforce Referential Integrity khi tạo liên kết.
 |
| Các bước liên kết bảng trong Access |
6.4. Tạo, thiết lập truy vấn lựa chọn tiêu chuẩn
Bước 1: Bạn mở công cụ Query Design, chọn Create rồi chọn tiếp vào phần thiết kế truy vấn.
Bước 2: Bạn nhấp chọn The Show Table rồi nhấn chuột vào bảng bạn muốn chạy truy vấn và nhấp tiếp vào Close.
Bước 3: Tiếp tục nhấn chuột vào cột truy vấn và sau đó ấn chọn Design
Bước 4: Bạn thêm những tiêu chuẩn cần thiết
Bước 5: Nhấn chọn Design rồi chọn Run để hiện kết quả hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu truy vấn đã thực hiện.
 |
| Các bước tạo truy vấn |
6.5. Tạo và Dùng biểu mẫu
Bước 1: Bạn chọn bảng muốn tạo biểu mẫu
Bước 2: Bạn nhấp vào nút Form trong Tab mới. Khi đó một biểu mẫu các trường trong bảng sẽ tự động hiện lên
Bước 3: Lúc này, việc bạn cần làm là điều hướng biểu mẫu mới. Dựa vào nút mũi tên phía dưới cùng để di chuyển giữa những hồ sơ. Bạn cũng có thể sử dụng nút này trên các cạnh để di chuyển từ hồ sơ đầu tiên đến hồ sơ cuối cùng.
 |
| Bác bước tạo biểu mẫu |
6.6. Tạo một báo cáo
Bước 1: Chọn bảng hoặc truy vấn mà bạn cần tạo báo cáo
Bước 2: Nhập một tab mới.
Bước 3: Thiết lập nguồn của báo cáo trống.
Bước 4: Thêm các trường cần thiết vào báo cáo.
Bước 5: Thêm các nhóm bạn muốn vào báo cáo.
Bước 6: Nhấn lưu và chia sẻ.
7. Microsoft Access có khó học không?
Access được tạo ra dành cho tất cả mọi người nên cũng không quá khó để sử dụng. Tương tự như những phần mềm Excel hay Word. Nếu bạn luyện tập chăm chỉ và sử dụng nhiều thì việc thành thạo Access là điều hoàn toàn dễ dàng.
Access sẽ được chia thành hai phần, cơ bản và nâng cao. Nếu bạn sử dụng phần mềm cho việc quản lý đơn giản, ít thông tin thì chỉ cần thành thạo các phần cơ bản. Còn nếu bạn muốn khai thác nhiều chức năng, thông tin hơn thì sẽ phải nắm được các phần nâng cao và sử dụng nhiều kỹ thuật hơn.
Phần cơ bản tương đối dễ hơn cho những bạn mới làm quen và sử dụng Access. Bạn chỉ làm quen với các thao tác kéo thả và tạo các truy vấn đơn giản. Bên cạnh đó bạn cũng cần nắm được cách thống kê, tạo form và làm báo cáo.
Phần nâng cao sẽ khó hơn vì bạn cần xây dựng được những chức năng xử lý và câu truy vấn phức tạp hơn để lấy dữ liệu mình muốn. Hơn nữa để xây dựng được một chương trình theo ý muốn của bản thân thì bạn cũng cần phải biết một chút về lập trình.
8. Microsoft Access có tốt hơn Excel không?
Khi đã hiểu Access là gì thì bạn có thể thấy được, Microsoft Excel và phần mềm này có khá nhiều điểm tương đồng với nhau. Điều này khiến bạn khó có thể quyết định được nên sử dụng phần mềm nào.
 |
| Mỗi phần mềm đều có ưu điểm riêng |
Ví dụ: cả hai phần mềm đều có thể lưu trữ một lượng dữ liệu rất lớn, thực hiện các truy vấn và phân tích mạnh mẽ. Đồng thời có thể chia nhỏ dữ liệu ra và làm các tính toán phức tạp để trả lại dữ liệu mà bạn yêu cầu.
Tuy vậy, mỗi phần mềm đều có những ưu điểm riêng, tùy thuộc vào kiểu dữ liệu bạn đang quản lý mà lựa chọn chương trình phù hợp. Ví dụ: nếu bạn muốn giữ tính toàn vẹn của dữ liệu dưới định dạng nhiều người dùng có thể truy cập, Access sẽ là một lựa chọn hoàn hảo. Excel sẽ phù hợp hơn với những kiểu dữ liệu dạng số phức tạp mà bạn phải phân tích chuyên sâu. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể sử dụng cùng lúc cả hai chương trình để thực hiện nhiều tác vụ khác nhau.
Có thể nói rằng, Access phù hợp hơn cho việc quản lý dữ liệu. Giúp bạn sắp xếp gọn gàng để dễ tìm kiếm và cho nhiều người sử dụng đồng thời. Excel cho khả năng phân tích dữ liệu, thực hiện được các phép tính phức tạp. Nếu bạn sử dụng Access lưu trữ dữ liệu và Excel tính toán dữ liệu, thì có thể nhận được ích lợi của cả hai chương trình.
Trên đây là những thông tin Tuổi trẻ và Sắc đẹp muốn gửi đến các bạn để trả lời câu hỏi Access là gì. Mong rằng, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu hơn về phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu và áp dụng hiệu quả trong công việc.
