Đối với những công ty, doanh nghiệp lớn thì không thể không biết đến phương pháp 5S, giúp tạo ra môi trường làm việc tối ưu. Trong bài viết dưới đây, bạn hãy cùng Tuổi trẻ và Sắc đẹp tìm hiểu 5S là gì nhé !
1. 5s là gì?
5S là một phương pháp sắp xếp, quản lý môi trường làm việc bắt nguồn từ Nhật Bản. Đây là một hệ thống các quy tắc đề ra nhằm mục đích tổ chức lại không gian làm việc một cách sạch sẽ, ngăn nắp. Giúp cho mọi người thực hiện công việc hiệu quả. Quy tắc 5S được rất nhiều nhiều doanh nghiệp các quốc gia áp dụng, trong đó có cả Việt Nam. Phương pháp này bao gồm 5 chữ S là viết tắt của:
 |
| 5S là một phương pháp sắp xếp và quản lý môi trường làm việc được nhiều công ty áp dụng |
Seiri (ngăn nắp)
Seiton (Trật tự)
Seiso (Sạch sẽ)
Seiketsu (Tiêu chuẩn hóa)
Shitsuke (Kỷ luật)
5S là gì
5S là một phương pháp sắp xếp và quản lý môi trường làm việc được nhiều công ty áp dụng
2. Nguồn gốc của 5S
Khái niệm 5S (5S methodology) bắt nguồn từ đất nước mặt trời mọc – Nhật Bản vào những năm đầu 1980 thế kỷ XX. Đến năm 1986, phương pháp này đã trở nên phổ biến ở nhiều quốc gia như Ba Lan, Singapore, Trung Quốc… 5S được đưa vào Việt Nam trong giai đoạn Nhật mở rộng đầu tư. Năm 1993, Vikyno đã trở thành công ty Việt Nam đầu tiên áp dụng 5S.
 |
| 5S có nguồn gốc từ đất nước Nhật Bản |
Quy trình 5S được áp dụng lần đầu trong hệ thống sản xuất của Toyota (TPS) bởi ban lãnh đạo công ty trong khoảng đầu và giữa thế kỷ XX. Hệ thống này được biết đến với cái tên sản xuất tinh gọn (Lean manufacturing). Được cho ra đời với mục đích tăng giá trị của các dịch vụ, sản phẩm cho khách hàng. Điều này còn có thể được thực hiện bằng cách xác định những phần không cần thiết trong quá trình sản xuất và loại bỏ chúng.
3. Quy trình thực hiện 5s như thế nào?
 |
| Quy trình 5S sẽ bao gồm 5 bước cơ bản |
Khi đã hiểu về khái niệm 5S là gì, chúng ta hãy cùng đi vào tìm hiểu quy trình thực hiện của phương pháp này. Thực chất, các bước trong quy trình thực hiện đều dựa vào mỗi chữ “S” trong tên gọi. Cụ thể, bạn có thể hiểu các bước đó như sau:
3.1. Sàng lọc – Sort
Xem xét, phân loại, lựa chọn và loại bỏ những thứ không liên quan, và không cần thiết. Bạn chỉ nên giữ lại những thứ được coi là thực sự cần thiết cho khu vực làm việc. Đây chính là bước đầu tiên và rất quan trọng trong phương pháp 5S. Đồng thời cũng là bước bạn cần thực hiện thường xuyên và định kỳ.
3.2. Sắp xếp – Set in order
Sau khi đã sàng lọc xong những thứ không cần thiết, các doanh nghiệp sẽ thực hiện tổ chức và sắp xếp các vật dụng sao cho dễ thấy, dễ tìm và tạo sự thuận tiện khi sử dụng. Đây chính là bước bắt buộc mọi người phải tuân thủ.
3.3. Sạch sẽ – Shine
Đây là công việc cần phải được thực hiện thường xuyên nhưng lại hay bị bỏ qua. Tất cả mọi người cần phải lau chùi, vệ sinh, dọn dẹp những thứ gây bẩn tại nơi làm việc để tạo ra một môi trường thoải mái, sạch sẽ khi làm việc. Đồng thời việc này cũng giúp cho các thiết bị, vận hành tốt và bền hơn.
3.4. Săn sóc – Standardize
Để đảm bảo các tiêu chuẩn được duy trì và được thực hiện liên tục thì sẽ cần phải có sự săn sóc, quan tâm. Quản lý có thể lên kế một bảng kế hoạch rõ ràng, nêu rõ ràng phạm vi trách nghiệm, tần suất và cách thức thực hiện của mỗi nhân viên.
3.5. Sẵn sàng – Sustain
Bước này sẽ phản ánh thói quen tự giác, duy trì nề nếp và tác phong tại nơi làm việc. Những điều này phải được đẩy mạnh và đạt mức tốt nhất để bắt đầu đi vào các hoạt động kinh doanh và tăng năng suất công việc.
4. Tại sao cần phải thực hiện 5S?
Phương pháp 5S được cho ra đời nhằm mục đích gia tăng hiệu quả làm việc với trọng tâm chính là sự cải tiến môi trường làm việc. Các công ty, doanh nghiệp, tổ chức có thể đạt được điều này bằng cách tổ chức sắp xếp một cách logic.
 |
| Việc thực hiện 5S giúp các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn |
Những vật liệu và công cụ cần dùng trong quá trình làm việc phải được đặt tại các vị trí thuận tiện sao cho phù hợp với các đối tượng vài tần suất sử dụng. Không gian làm việc cũng được làm sạch thường xuyên.
Dần dần làm sạch và tổ chức một cách khoa học trở thành thói quen của mọi nhân viên. Điều đó càng cho thấy, nếu được áp dụng đúng cách, phương pháp 5S sẽ giúp cho quy trình hoạt động doanh nghiệp trở nên hiệu quả và an toàn hơn.
5. Mối quan hệ giữa 5s và kaizen
Kaizen (改善) là một khái niệm xuất hiện trong sản xuất tinh gọn (Lean). Nó mang ý nghĩa là “cải tiến liên tục”. Khi đó, doanh nghiệp sẽ không ngừng tìm tòi, thay đổi từ những thứ nhỏ nhất để cải tiến quy trình chung theo thời gian. Để thực hiện được điều này, tất cả nhân viên sẽ đều phải tham gia bằng việc cố gắng gia tăng hiệu quả của công việc hằng ngày.
 |
| 5S và Kaizen đều có điểm chung là cải tiến quy trình làm việc |
Tương tự như Kaizen, mục tiêu của phương pháp 5S cũng là cải tiến quy trình làm việc chung. Thế nhưng, cách thức thực hiện của 5S là tập trung vào việc tăng cường tính tổ chức và hiệu quả. Nói cách khác, 5S sẽ tạo nền tảng, trở thành cho doanh nghiệp áp dụng tiếp quy trình Kaizen. Một khi hệ thống tổ chức công việc được hình thành, doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm những cơ hội cải tiến hơn.
6. Những lợi ích khi thực hiện 5S ở nơi làm việc
Ở trên, chúng ta đã hiểu được khái niệm 5S là gì. Những công ty và tập đoàn lớn rất tin tưởng và áp dụng tối đa phương pháp này trong môi trường làm việc bởi lợi ích mà nó mang lại. Những lợi ích quan trọng của 5S có thể kể đến như:
Quản lý thời gian hiệu quả hơn từ việc bỏ những vật dụng không cần thiết, sắp xếp các dụng cụ quan trọng một cách khoa, người lao động sẽ tốn ít thời gian hơn để tìm kiếm hơn
Tránh lãng phí không gian, bỏ bớt đồ dùng không cần thiết, giải phóng không gian chứa vật dụng hữu ích hơn
Giảm tỷ lệ tai nạn bằng việc sắp xếp và dọn dẹp gọn gàng không gian làm việc
Giảm thời gian không sử dụng thiết bị thường xuyên, tránh hao mòn
Cải thiện chất lượng bởi tối ưu quy trình làm việc sẽ giúp giảm thiểu đáng kể sai sót
Nâng cao tinh thần của nhân viên, họ có tâm lý thoải mái khi làm việc và cảm thấy tự hào với công việc của chính mình
7. Những yếu tố tạo sự thành công khi tuân theo 5s
 |
| Phương pháp 5S cũng có những yếu tố riêng để tạo nên thành công |
Sự thành công của bất cứ hệ thống, quy trình làm việc nào cũng đều dựa trên những yếu tố về con người. Phương pháp 5S cũng không hề ngoại lệ. 4 yếu tố cơ bản để công ty áp dụng 5S thành công bao gồm:
7.1. Sự cam kết và hỗ trợ của ban lãnh đạo
Điều kiện tiên quyết dẫn đến sự thành công khi áp dụng phương pháp 5S chính là sự thấu hiểu và ủng hộ đến từ ban lãnh đạo. Họ là người quyết định thành lập các nhóm công tác và trực tiếp chỉ đạo thực hiện. Nên nhận được sự hỗ trợ sẽ giúp nhân viên tin tưởng cống hiến hơn.
7.2. Lấy sự đào tạo là khởi đầu
Đào tạo mọi người nhận thức được ý nghĩa của phương pháp 5S là gì, cung cấp cho họ các định hướng thực hiện chính là khởi nguồn của chương trình. Khi đã hình thành được nhận thức và có đầy đủ phương tiện, mọi người sẽ tham gia các hoạt động 5S một cách chủ động và tự giác.
7.3. Sự tự nguyện
Bí quyết thành công quan trọng khi áp dụng 5S là tạo ra một môi trường có thể khuyến khích được sự tham gia của tất cả mọi người. Tất nhiên, sự tự nguyện là điều rất cần thiết. Lúc này trạng thái làm việc của mọi người mới đạt mức cao nhất.
7.4. Lặp lại quy trình 5S với một tiêu chuẩn cao hơn
Việc áp dụng chương trình 5S trong doanh nghiệp, tổ chức thực chất là sự lặp đi lặp lại một cách không ngừng nghỉ. Những hoạt động được thực hiện nhiều lần sẽ duy trì và cải tiến rất nhiều cho công tác quản lý. Bên cạnh đó cũng cần đảm bảo rằng mỗi lần lặp tiêu chuẩn sẽ càng cao hơn.
8. Dụng cụ hỗ trợ thực hiện 5 s
Một trong những lợi ích quan trọng 5S mang lại chính là khiến cho không gian làm việc trở nên sạch sẽ hơn, Từ đó, người lao động sẽ dễ dàng hoàn thành công việc hơn. Những công cụ quản lý, hỗ trợ sẽ tỏ ra rất hữu ích với mục đích kể trên trên. Vậy thì những công cụ hỗ trợ thực hiện 5S là gì, chúng ta hãy cùng tìm hiểu nhé:
8.1. Băng đánh dấu sàn
Băng đánh dấu sàn được sử dụng nhằm phác thảo các ô làm việc, đánh dấu từng vị trí đặt thiết bị, hoặc làm nổi bật những mối nguy hiểm trong khi làm việc. Loại băng sẽ mang nhiều hoa văn và màu sắc khác nhau. Chúng có thể được sử dụng trên các kệ để đồ, bàn làm việc hoặc những bề mặt khác.
8.2. Nhãn và Dấu hiệu
Những doanh nghiệp khi thực hiện quy quy trình lao động theo phương pháp 5S có thể sử dụng văn bản, màu sắc và biểu tượng nhằm truyền tải các thông tin cần thiết. Ví dụ như vật dụng trong ngăn khéo là gì, những mối nguy hiểm cần lưu ý hoặc vị trí cất giữ dụng cụ..
Trên đây là những thông tin mà Tuổi trẻ và Sắc đẹp muốn gửi đến các bạn để trả lời cho câu hỏi 5S là gì. Hy vọng rằng, sau khi đọc xong bài viết này, bạn sẽ có một cái nhìn khách quan và hiểu rõ quy trình làm việc sử dụng phương pháp 5S.
